Samdrift tilrettelagt ud fra principper om leanledelse

I løbet af de seneste år er effektiv drift for alvor kommet på dagsordenen i den almene sektor. Mange boligorganisationer arbejder i dag med at effektivisere driften ved at lave samdrift i flere afdelinger. Boligforeningen AAB besluttede i 2014 at følge de positive tendenser i branchen og indføre samdrift – dog med den ekstra vinkel, at leanledelse skulle være en del af samdriften.

I december 2014 gav Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter (nu Transport-, Bygnings- og Boligministeriet) tilsagn om støtte til udviklingsprojektet ”Samdrift tilrettelagt ud fra principper om leanledelse”.

Denne rapport gennemgår trin for trin, hvordan AAB via et testforløb i 4 af deres egne afdelinger med ca. 750 boliger i Ballerup har arbejdet med de mange elementer i projektforløbet. Den indeholder helt konkrete beskrivelser af, hvad Boligforeningen AAB har gjort for at implementere samdrift efter leanledelsesprincipper samt en række anbefalinger baseret på erfaringerne, AAB har gjort sig.

Forhåbentlig kan rapportens indhold inspirere andre boligorganisationer til at tage hul på opgaven med at etablere samdrift og overveje, om ikke også leanledelse skal være redskabet, der anvendes til at sikre en god og effektiv drift og styring af de daglige driftsopgaver.

Rapporten henvender sig til boligorganisationers øverste ledelse samt til driftsansvarlige på mellemlederniveau.

Rapporten beskriver, hvordan AAB har arbejdet med at opfylde fem succeskriterier i projektet. Disse er:

1. Organiseringen af samdrift
2. Afstemt serviceniveau for driften
3. Smart opgaveløsning – lean i driftsorganisationen
4. Øget kundetilfredshed
5. Medarbejdertrivslen skal holdes på mindst samme niveau

Organisering af samdrift tager udgangspunkt i, at organisatoren ingen tidligere erfaring har med samdrift, ligesom AAB havde det i begyndelsen af projektet. Startprocessen gav anledning til at bryde projektet yderligere ned i en række delelementer:

1. Etablering af driftscentre
2. Oprettelse af samdriftsteams
3. Ejendomsinspektørernes rolle
4. Ledelse af ejendomsinspektørerne
5. Rapportering på driften

Under ”Afstemt serviceniveau for driften” er der udviklet en række værktøjer, som kan bruges til at afstemme forventninger mellem afdelingsbestyrelse og driftsorganisationen. Disse består af:

1. En serviceaftale
2. Et afdelingstilpasset årshjul
3. Et sæt præcise arbejdsbeskrivelser for de driftsopgaver, der udføres i afdelingen

Afsnittet ”Smart opgaveløsning – lean i driftsorganisationen” omhandler såvel den teoretiske baggrund for- som den praktiske anvendelse af lean.

”Øget kundetilfredshed” omhandler det punkt, at et af projektets succeskriterier er, at samdrift og lean skal føre til øget kundetilfredshed. Dette afsnit handler om, hvordan AAB har gennemført undersøgelsen i projektets startfase, og hvilke erfaringer det har givet.

Det sidste afsnit omhandler, at der efter projektets store forandringer, skal foretages en måling af medarbejdertrivslen både i starten og i slutningen af projektet, da erfaringer viser, at lean over tid forøger trivslen, da det giver overblik over hverdagens opgaver og eliminerer spild.