eDrift

Det er en kerneopgave for almene boligorganisationer at drifte og vedligeholde ejendomsporteføljen. Den teknologiske udvikling åbner i dag for udvidede muligheder for at udvikle digitale løsninger, der bedre under­støtter en mere effektiv drift og samtidig højner den faglige kvalitet i ejendomsdriften.

Et af de centrale redskaber i ejendomsdriften er de obligatoriske driftsplaner, som både har et praktisk/plan­lægnings-/vejled­nings­­mæssigt formål, men som også er tiltænkt en rolle som dokumentation over for Byggeskadefonden m.fl. i forhold til, hvorvidt driftsopgaverne er udført (jf. Bekendtgørelse om bygningsdrift).

Udfordringen med driftsplanerne i fsb var, at disse kun fandtes i papirform og/eller i elektroniske formater, hvor de var svært tilgængelige i det øjeblik, hvor de skal bruges ”i marken”. Driftsplanernes opgaver skulle derfor indføres manuelt i ejendomspersonalets kalendere o. lign., vejledningerne var ikke tilgængelige, når de skulle bruges, og der fandtes ikke systematiserede logs mht. dokumentation af, hvorvidt vedligeholdelsen var udført.

På baggrund af dette har fsb valgt at udvikle dette digitale værktøj.

Med eDrift har fsb udviklet en digital løsning, der gør de almene boligorganisationers drifts­planer og beboerserviceopgaver (inkl. tilhørende vedligeholdelsesvejledninger) let tilgængelige og anvendelige for ejendomspersonalet i boligafdelingerne ifm. løsning af de konkrete opgaver. På samme måde skal ejendomspersonalet kunne anvende den digitale løsning til at registrere og dermed dokumentere, at opgaverne er blevet løst. eDrift er taget i drift på alle fsb’s 75 boligafdelinger og tilbagemeldingerne har været udpræget positive blandt alle typer af brugere af løsningen.

Løsningen er udarbejdet på baggrund af brugeranalyser af de tre mest gængse enheder i en almen boligorganisation hhv. administrationen, lokale driftsledere, samt ejendomsfunktionærer, som anses for at være repræsentative i sektorregi. Eftersom at løsningen efterfølgende blev udviklet i sprints, dvs. at alle funktioner løbende blev diskuteret og vurderet i udviklingsfasen, blev den endelige løsning ikke nøjagtig som i beskrivelsen. Endvidere har fsb for egen regning optimeret på løsningen, inden at den blev offentliggjort.

eDrift består af 3 platforme: 1) Administrationen (driftschefer og fagspecialister) 2) Koordinatorer (driftsledere og kontorpersonale på ejendomskontoret) og 3) Opgaveløser (ejendomsfunktionærer).

Løsningen er et flow i tildeling og håndtering af boligafdelingernes opgaver fra administrationen til ejendomskontorerne, og fra ejendomskontoret til de lokale medarbejdere.

Brug af eDrift skal sikre 5 grundlæggende forhold:

1. At ingen drifts- og beboerserviceopgaver bliver glemt
2. At vejledninger på udførelse af opgaver er nemt tilgængelige for ejendomsfunktionærerne, så opgaverne bliver udført korrekt
3. At medarbejderressourcer kan håndteres effektivt
4. Dokumentation for udførte opgaver
5. Statistik på opgaver

Dette medfører følgende gevinster:

Systematisk vedligeholdelse
Alle tilbagevendende driftsopgaver oprettes med vejledning og tidspunkt for udførelse. Dette sikrer dels at opgaverne udføres korrekt, dels at opgaverne ikke bliver glemt. Ved at gennemføre systematisk drift, som udføres ud fra leverandørernes forskrifter sikrer man at bygningsdele yder optimalt og kan derved forlænge bygningsdelenes ydeevne og levetid betragteligt. Dermed kan man spare mange penge på afdelingernes drifts- og vedligeholdelsesbudget.

Optimeret ressourcestyring
eDrift giver mulighed for at effektivisere på den daglige drift i boligafdelingerne. Overblik over opgaverne i boligafdelingen giver bedre mulighed for at håndtere driftspersonalets ressourcer optimalt. Både ejendomskontoret og administrationen får statistik på, hvor lang tid der bruges på de forskellige opgaver, hvilket både kan bruges i det daglige arbejde, men også til at lave benchmarking mellem de enkelte afdelinger eller boligselskaber. Via løbende justering af tidsestimater, vejledninger mv. samt allokering af mandskab til de enkelte opgaver udvikler ledelsen kontinuerligt på optimering af driften.

Bedre service over for beboerne
Beboerserviceopgaver oprettes i eDrift med de nødvendige informationer, der skal til for at forberede sig til udførelsen af opgaven. Det være sig navn og adresse på beboeren, det aftalte tidspunkt for besøget, samt en beskrivelse af opgaven og evt. billede af problemet. Dermed er ejendomsfunktionærerne på forkant med, hvilken opgave de skal udføre og kan forberede sig ved fx at have de nødvendige reservedele med. At driftsopgaver ikke glemmes og udføres efter forskrifterne giver endvidere en bedre service over for beboerne fx i form af velfungerende varmecentral, sikre legepladser, løbende skybrudssikring og velholdte udearealer.

Sikring af sammenhæng ml. afslutning på byggeprojekter og efterfølgende drift
Med eDrift bliver der skabt en mere stringent sammenhæng mellem afslutningen på byggeprojekter og den efterfølgende drift, da D & V informationer kan placeres som vejledninger og dokumenter og derefter tilgås af ejendomsfunktionærerne via mobiltelefonen, når opgaverne skal udføres.

Styrkede arbejdsforhold og faglige kompetencer for ejendomspersonalet
Med eDrift bliver arbejdsforholdene for driftspersonalet forbedret i det, de får mere indflydelse på deres opgaver iom. at de får bedre mulighed for at tilrettelægge deres arbejdsopgaver og oprette nye arbejdsopgaver.Ved at udføre arbejdsopgaverne efter de til opgaverne tilknyttede vejledninger bliver driftspersonalet bedre rustet til at gennemføre opgaverne korrekt efter leverandørens forskrifter. Brug af eDrift bidrager endvidere til medarbejdernes kendskab og fortrolighed med digitale værktøjer.

Ibrugtagning af eDrift
Kildekode til løsningen kan downloades her: https://github.com/Ejendomsdrift/edrift/

Efterfølgende kan brugerne selv videreudvikle på løsningen, hvis der er lokale behov eller yderligere funktioner, der ønskes tilføjet.

Fremtidige spørgsmål til eDrift bedes rettes til Compent, Herunder spørgsmål vedr. installation, test eller produktets arkitektur kan rettes direkte til dem. Kontakt Jeppe Basse, jba@compent.net – 2125 9534.

eDrift stilles vederlagsfrit til rådighed for alle, herunder til andre boligorganisationer. fsb fraskriver sig ethvert ansvar i enhver henseende, herunder også for skade som produktet og dets anvendelse - fx installation og videreudvikling – måtte forårsage eksempelvis skade på tilkoblede programmer og andre materialer mv. Anvendelse af produktet sker på brugers eget ansvar, og der kan ikke rettes krav mod fsb eller Compent – hverken direkte eller indirekte - af nogen art.