Projektets formål er at nedbringe tidsforbruget på drift og vedligeholdelsesopgaver i ejendomsfunktionærernes dagligdag ved hjælp af en brugervenlig app, som kan anvendes på en tablet og dermed optimere hele processen.

Almene boligorganisationer får rigtig mange leverandørhenvendelser i løbet af et år. Der bruges adskillige timer og ressourcer fra det øjeblik en ejendomsfunktionær identificerer et problem med en bygningsdel, til sagen er afsluttet og leverandøren sender en faktura.

Arbejdernes Andels Boligforening (AAB) har i samarbejde med NTI designet en app til tablets (DOtAB), som skal sikre en mere effektiv procedure i den daglige drift, og samtidig minimere fejl og kommunikationsbrister imellem boligforening og leverandør.

DOtAB er en platform mellem de enkelte organisationers daglige systemer og et vedligeholdelsesprogram. Medarbejderen har mulighed for at opdatere systemet direkte fra en tablet og dermed spare processen med først at nedskrive fejl og mangler på et papir, overføre det til boligens stamkort via PC og evt. rekvirere en håndværker. Samtidig vil bygningsdatabasen over tid få større værdi:   

"DOtAB er ikke teknikerens platform, men et værktøj for den rutinerede ejendomsfunktionær, hvis viden og erfaring er værdifuld både ved planlægning af bygningsdrift og når håndværkeren skal informeres. Ved at medarbejderen kan bidrage med praktiske erfaringer, vil bygningsdelskortet få en større værdi. Netop de praktiske erfaringer letter håndværkerens arbejde, men også den fremadrettede planlægning af drift og vedligeholdelse," fortæller Projektdirektør i AAB, Arne Tollaksen, som samtidig understreger vigtigheden af at bibeholde de gode hænder i afdelingerne, som ellers ville blive kvalt i kravene til mere digital håndtering af dagligdagen.

App'en har tre hovedfunktioner: Man kan lægge dokumentation ind i systemet, man kan se den eksisterende dokumentation og man kan rekvirere en håndværker eller en leverandør til at udbedre et akut vedligeholdelsesbehov.

Henrik Grosen, projektleder i NTI, har været med til at udvikle og teste den tekniske løsning, som snart skal implementeres i AAB's afdelinger: "Vi har haft meget fokus på at gøre det så let som muligt. Ved at scanne en QR-kode slipper man bl.a. for besværet med at skrive en masse tekst, da koden refererer direkte til den bygningsdel, som indberettes. Brugeren kan vælge at indtale rekvisitionen, frem for at skrive tekst. Det er nemmere når man er 'on location' og kan især være en stor hjælp for medarbejdere med skrivevanskeligheder. Appen er hele vejen igennem bygget op om et brugervenlighedsprincip og vi har haft en gruppe af ejendomsfunktionærer med igennem hele designfasen", fortæller Henrik Grosen.

Software

Softwaren i version 1.0 ligger gratis tilgængelig på Google Play og App store. Selve 'backenden' som appen skal tale sammen med, er boligafdelingens drift- og vedligeholdelsessystem. DOtAB virker lige nu kun til det system NTI sælger, men kildekoden til selve app'en er frit tilgængeligt, så andre udbydere af drifts- og vedligeholdelsessystemer kan tilpasse det til egne systemer.

Øvrigt output

Her på siden kan downloades:

• Brugervejledning
• Teknisk rapport
• Kort artikel om projektet