Digitalt værktøj til effektivisering af ejendomsdriften

I denne publikation giver Domea.dk sine anbefalinger og forklarer hvordan effektivisering af ejendomsdriften er opnået via det digitale værktøj EazyProject.


Om projektet

Der er fokus på effektivisering af drift i den nye publikation
Der beskrives, hvordan konkrete opgaver bliver løst
Et eksempel på, hvordan ejendomsfunktionæren kan bruge telefonen til at skabe overblik
Eksempel på planlægning af de timer, som giver overblik over, hvor mange timer der er budgetteret og brugt
Rapportgeneratoren som gør det muligt for kundechefen af dykke ned i evt budgetoverskridelser
Udpluk af analyse over tidsforbrug
Det overblik, servicekoordinatorne får over belægningen for ejendomsfunktionærerne i en given uge
Servicekoordinatorens overblik over en medarbejders opgaver for en uge
Eksempel på den årlige hændelsesplan (budget), som bestyrelsesformand og kundechef eller driftsleder underskriver

Projektet blev igangsat for at afprøve nye konkrete effektiviseringsmuligheder i driften af boligafdelinger. Målet var således både at effektivisere driften, så huslejeudviklingen blev dæmpet samt at forbedre kundeoplevelsen for både kunder og medarbejdere. Dette bygger videre på Domea.dks flerårige strategi om at drive en forretningsorienteret virksomhed, hvor digitalisering spiller en afgørende rolle. Samarbejdet mellem leverandøren EazySoft A/S og Domea.dk har mundet ud i et digitalt værktøj, tilrettet den almene boligsektor, som hjælper i alle faser af det at drive en effektiv ejendomsdrift. 

Digital opgaveplanlægning & ressourcestyring
Planlægning og ressourcestyring af driftsarbejdet er en generel udfordring i den almene boligsektor, hvor udgifterne til renholdelse er store. Det er svært at ramme det rigtige antal medarbejdere med de rette kompetencer på rette tid og sted, hvis ikke man har et totalt overblik over de opgaver, der skal løses i årets løb. Den nye digitale opgaveplanlægning sikrer et samlet overblik over både de faste- og sæsonbetonede opgaver, samt tilpasses automatisk over året med de påløbne beboerservice opgaver. Systemet giver på baggrund af opgaverne et ressourceoverblik, så lederen proaktivt kan ressourcetilpasse eller outsource opgaver. 

Mobilvenlig løsning og bedre kundeservice
Det digitale værktøj sikrer, at medarbejderen altid ved, hvilke opgaver, han skal kaste sig over og med integrationen til lønsystemet, har medarbejderen kun behov for mobilen til alt administrativt arbejde. Digitaliseringen af ugesedler sikrer ikke blot valide data, men gør også lønsaldi lettere tilgængelige for medarbejderen. Det er nu muligt at indtaste kørsel eller tjekke saldoen for feriedage på farten via medarbejderens smartphone. 

Det, at opgaverne er mobilt tilgængelige, medvirker til, at opgaver bliver løst til tiden, og beboerne dermed får hurtigere hjælp. Systemet gør det muligt, at aftale et fast tidspunkt for udførelse af en given beboerservice sag, imens beboeren er i telefonrøret. Samtidigt kan beboeren få oplyst, hvilken medarbejder, der kommer forbi, og det er med til at højne kundeoplevelsen. 

Styrket omkostningsbevidsthed
Domea.dk er ikke i tvivl om, at EazyProject bidrager til skærpet omkostningsbevidsthed hos bestyrelser og ledere. Bestyrelserne har mulighed for at se den direkte huslejepåvirkning ved op- eller nedjustering af serviceniveauet i afdelingen. Endvidere afregner de enkelte boligorganisationers afdelinger efter faktisk forbrug af ydelser baseret på fuldtidsregistreringer af medarbejderne. Der er hele tiden et ledelsesmæssigt fokus på, hvad man kan gøre bedre og mere effektivt. At systemet understøtter den tankegang, er en af systemets vigtigste gevinster. At kunne følge de realiserede tal, som giver en vigtig status på forretningen lige nu – kombineret med hjælp til ressourcestyring og indblik i, hvor du bedst kan optimere, medfører ligeledes en professionalisering af ejendomsdriften og en kulturændring i branchen. Integrationen til økonomisystemet sikrer endvidere, at data hele tiden er ajour og understøtter muligheden for at trække ’realtime’ data til gavn for den professionelle dialog med bestyrelserne.

Vil du i gang med digital opgaveplanlægning og ressourcestyring, kan du læse mere om, hvordan du kommer bedst i gang i rapporten 'Digitalisering og effektivisering af ejendomsdriften – Domea.dks erfaringer med EazyProject'.

project leader icon

Projektleder

Jette Pilgaard Laursen
Tlf: 7664 6500
Stilling: Økonomichef
Mail: jpl@domea.dk
“Jeg har hele tiden overblikket over de enkelte afdelinger: hvor meget er der brugt, og hvor meget skal der bruges.”
Kent Kivsmose, driftsleder


Fakta

Status

Afsluttet

Kontakt

Økonomichef Jette Pilgaard Laursen

Mail:

jpl@domea.dk

Projektejer

Projektdeltagere

LEVERANDØR:

EazySoft
Tlf: 5354 5565
Mail: info@eazysoft.dk



Publikationen

I denne rapport deler Domea.dk ud af sine erfaringer med systemet EazyProject og digitalisering og effektivisering af ejendomsdriften samt kommer med en række anbefalinger til, hvordan andre boligorganisationer eller boligadministrationsselskaber bedst kommer i gang med dette eller et tilsvarende værktøj.

I rapporten får du også indblik i, hvad de forskellige brugere i et af Domea.dks servicecentre mener om systemet. Lige fra bestyrelsesmedlemmet og beboeren til ejendomsfunktionæren og ledelsen.

Billede Af Rapporten